de temps passé sur les emails récurrents
emails entrants préparés en brouillon dans Outlook
de traitement moyen par demande, mesuré en recette
Le Martin Boutique Hôtel est un établissement haut de gamme pensé pour offrir une expérience intime, élégante et attentive à chaque client.
L’hôtel accueille une clientèle qui recherche un séjour soigné, des informations claires avant l’arrivée et une relation fluide avec l’équipe tout au long de l’expérience.
ROJEO IA a accompagné Le Martin Boutique Hôtel dans la création d’un système IA connecté à Outlook et à Thaïs, leur outil de réservation. L’assistant comprend les emails clients, retrouve les bonnes informations dans une base RAG dédiée à l’hôtel et répond selon les disponibilités réelles.
Le défi était de créer un système capable de traiter les demandes simples de manière autonome, sans donner une réponse générique ou approximative.
L’IA devait comprendre l’intention du client, distinguer une question d’information d’une demande de réservation, vérifier les disponibilités dans Thaïs quand c’était nécessaire, puis répondre dans le bon ton via Outlook.
Nous avons mis en place un assistant capable de lire les emails entrants, comprendre la demande et déclencher le bon parcours : information, SAV, réservation ou question pratique.
Pour les demandes d’information, le système s’appuie sur une base RAG qui connaît l’hôtel, ses services, ses règles et son ton. Pour les réservations, il interroge Thaïs afin de vérifier les dates disponibles avant de répondre au client.
Le système transforme chaque email entrant en réponse claire : soit une information fiable sur l’hôtel, soit une réponse de SAV, soit une proposition de réservation basée sur les disponibilités réelles.
Le Martin dispose maintenant d’un système capable de traiter les emails clients avec plus de régularité. Les demandes simples reçoivent une réponse claire, les disponibilités sont vérifiées automatiquement et les cas particuliers remontent à l’équipe.
| Axe | Avant | Après | Valeur ajoutée |
|---|---|---|---|
| Réservations | Disponibilités vérifiées à la main dans Thaïs | L’IA consulte Thaïs et répond selon les dates disponibles | Moins d’allers-retours avec les clients |
| Demandes d’infos | Réponses répétées depuis plusieurs sources | Base RAG qui retrouve les bonnes informations hôtel | Réponses plus rapides et plus cohérentes |
| SAV | Emails traités un par un dans Outlook | Demandes qualifiées puis réponses préparées automatiquement | Une relation client plus fluide |
La plus-value se voit dans le quotidien : les demandes sont mieux comprises, les informations de l’hôtel sont réutilisées proprement, et les réponses liées aux réservations reposent sur les disponibilités réellement visibles dans Thaïs.
Le système évolue avec les nouvelles questions reçues, les réponses validées par l’équipe et les règles propres au Martin Boutique Hôtel.
Plus la base de connaissance s’enrichit, plus l’assistant devient utile pour gérer les demandes d’informations, les réservations et le suivi client avec un ton naturel et cohérent.
Ce système combine plusieurs briques que nous déployons aussi séparément. Voici celles qui ont servi chez Le Martin.
Lecture, qualification et rédaction des réponses aux emails clients, prêtes à envoyer.
Les demandes de réservation traitées et confirmées, même quand personne n’est disponible.
Les questions récurrentes des clients traitées automatiquement, 24h/24.
Rappels automatiques et rattrapage des appels manqués pour limiter les absences.
La plomberie entre vos outils : Outlook, logiciel de réservation, CRM, tableurs.
Tout ce qu’on automatise dans un hôtel : réservations, informations, SAV, avis.
On regarde ensemble vos emails, vos outils et votre volume de demandes, puis on vous dit précisément ce qui peut être automatisé — et ce qui ne doit pas l’être.
